御社では機密文書や個人情報が記載された書類をどのように管理されていますか？
個人情報保護法の施行以来、一般市民の間にも、個人情報の管理について敏感な方が増え、企業に対し、この情報はどう管理されるのかとか、個人情報を記載した文書を破棄するように求める問い合わせが増えたりしていませんか。
また、個人情報の漏えいは故意過失を問わず、大きなニュースとなって社会問題となり、企業の信頼を大きく失墜させるだけでなく、多額の損害賠償や慰謝料の支払をしなければならなくなり、企業の経営を圧迫する事態ともなりかねません。
大手企業の場合、個人情報の管理のルールが定められ、機密文書については備え付けの回収BOXに廃棄すると、委託の処理業者が厳重管理のもと廃棄する、といった体制がある程度、整っています。
それでも、個人情報流失や、企業機密の漏えい事件や事故は後を絶ちません。
中小零細企業など小規模な企業においては、ルールも明確に定められておらず、重要文書も机の上に積み上げられたまま、という企業も多くあると思います。
頭ではこれは外に漏れると不味いぞ、と分かっていても、社内の雰囲気として、さほど厳しく管理するという体制が整っていないので、おざなりになる、という感じでしょう。
また、プライバシーマークの取得のため、一定のルールは定めたものの、形式的になっており、実際の管理が徹底されていないという企業も多いように思います。
私の職場は、ほんの数人の小さなオフィスですが、シュレッダーは持っていません。
金額が高いし、場所もとるので、置けないのです。
なので、オフィスビルに入居しているテナントが利用できる共有の１台のシュレッダーを使用しています。
シュレッダーは別のフロアにあるので、シュレッダーをかけるには、いちいちエレベーターや階段で移動が必要になります。
なので、みんな、面倒くさくなり、滅多にシュレッダーをかけに行きません。
では、どうするか。
事務所の机の上や、自分の机の下の段ボールなどに積みあがって行くのです。
重要文書は鍵のあるロッカーに入れ、施錠する、という社内ルールがあるのですが、小さな会社で気心が知れてるのが災いしているのか、ロッカーも常に開けっ放し。
ドアにセキュリティがかかってるから、入ってくる人などいない、という勝手な安心感で過ごしています。
しかし、最近、これまで以上に、重要な文書の扱いが増えてきました。
また、プライバシーマークの取得も目指しています。
今のような状態は危険、ということになり、知らない企業との共有のシュレッダーより、きっちり厳重管理で廃棄してくれる業者を探そうということになりました。
どんな業者があるのか分からないため、機密文書 廃棄 で検索。
しかし、業者のサイトがパラパラと挙がってくるだけで、どの業者がいいのか、比べるのが面倒でした。
そこで、有効だったのが、「機密文書の廃棄業者比較サイト」
ここなら、機密文書の廃棄業者が一覧になっているので、各業者を比較しやすい。
機密文書の廃棄業者比較サイトを利用して、企業に見合ったサービスとコストで、しかも、安全確実に処理してくれる業者を探すのがおススメです。